一、體系策劃階段(P)
準備階段
1.成立推行小組
1) 任命管理者代表(非必須)
2) 組建體系推行團隊
體系推行團隊成員應為各部門主管或業(yè)務骨干為主的,并且能保證相對充足的時間來完成推行過程中的各項活動。
2.體系診斷和分析
公司現(xiàn)有體系狀況與將要建立的體系要求之間的差異有哪些?哪些活動需要新建立,哪些需要廢除,哪些可以優(yōu)化和整合等,體系診斷的目的是為制定推行計劃提供依據(jù)。
3.制定推行計劃
體系推行的各項工作應采用甘特圖的形式反映,推行負責人應時刻關(guān)注推行進度是否按照計劃實施。
4.召開啟動大會
體系推行啟動大會參與人員應包括:管理者代表、最高管理者(職位越高越好)、體系涉及的所有部門負責人、推行組成員。啟動大會上應說明體系推行的時間安排,重要的時間節(jié)點,以及簡單介紹各推行活動的大概內(nèi)容。
5.標準培訓
介紹將要推行的管理體系標準知識,此處可以和內(nèi)審員培訓一起開展,培訓講師可以是公司內(nèi)部人員也可以請外部機構(gòu)。
6.規(guī)范組織架構(gòu)
按照體系的管理范圍,重新梳理公司的組織架構(gòu),并規(guī)定各部門職責。
7.明確體系方針和目標
如果已有體系方針和目標,應評審其適宜性,如沒有應建立。
8.過程識別
分析、識別和確定組織內(nèi)輸入與輸出都直接與外部顧客相關(guān)的過程(顧客導向過程)以及實現(xiàn)這些過程所需要的支持過程和管理過程。
9.文件編寫培訓
該培訓的目的使文件編寫人了解文件格式、文件編號、文件控制等要求,避免文件的頻繁修訂。
文件建立階段
1.制定文件編寫計劃
按照推行總計劃制定文件編寫計劃,將需要新增或修訂的文件分配到各編寫人員,規(guī)定具體的完成日期。
2.文件編寫
按照文件編寫計劃對文件進行編寫、修訂,包括但不限于以下文件:
a) 手冊文件(如質(zhì)量手冊、環(huán)境手冊等)
b) 程序文件
c) 三級文件(作業(yè)規(guī)范、工藝規(guī)程等)
d) 各級文件涉及的表格、標簽格式等
3.文件評審
所有的文件必須經(jīng)評審才能發(fā)行,參與評審的人員為該文件涉及的各部門責任人,評審的結(jié)果是文件所有爭議的地方得以解決。
4.文件會簽
文件編寫完后,應先確認文件格式和編號是否符合要求,然后提交給相關(guān)授權(quán)人審核和批準。
5.文件受控與發(fā)行
二、試運行階段(D)
文件培訓與實施階段
1.文件培訓
文件編寫人安排文件涉及的所有人參加培訓,力求使文件的要求讓所有人理解并執(zhí)行。
2.文件實施
各部門各文件使用人按文件規(guī)定的要求實施相關(guān)活動,必要時,尋求文件編寫人進行現(xiàn)場指導,實施過程中要求的記錄應予以保存。
3.文件實施效果確認
文件編寫人或指定人員應對文件實施的狀況進行確認,出現(xiàn)與文件規(guī)定不符的情況時,應及時要求責任人改善或修訂文件。
內(nèi)審員培訓
內(nèi)審員應參加審核技能的培訓,應具備的技能知識有:過程方法內(nèi)審能力、審核的策劃、體系標準審核要點、不符合項判定、改進措施/驗證、審核員的素質(zhì)、案例分析。
培訓完后,應對內(nèi)審員進行合格內(nèi)審員資格認定,并由管理者代表簽發(fā)合格內(nèi)審員資格證書,所有合格內(nèi)審員應匯總成合格內(nèi)審員清單。
三、檢查與改進階段(C,A)
內(nèi)部審核
體系試運行一段時間后,按照總推行計劃的時間安排實施內(nèi)部審核。本次審核應全過程、全部門、全場所和班次對質(zhì)量管理體系進行審核,以驗證體系的符合項和有效性。
管理評審
由最高管理者主持,針對管理體系運行的適宜性/有效性/充分性進行評審。
改進
內(nèi)審不符合項以及管理評審輸出的改善項目應按擬定的改善計劃進行,對改善效果應及時確認和關(guān)閉。
體系預審(外部認證機構(gòu))
外部預審的目的是為了確認企業(yè)的管理體系與標準要求之間是否存在較大的差距,符不符合認證條件,企業(yè)的認證工作是否已準備就緒等。如未準備好,可能會推遲認證日期或不予認證。
四、認證階段
第一階段認證審核(文件審核)
本階段主要確認企業(yè)是否按照標準的要求建立了相應的文件;一些重要的過程是否按照文件的要求在實施;企業(yè)的績效指標是否在統(tǒng)計、分析和改善;糾正預防措施是否落實以及效果是否經(jīng)確認等。
第二階段認證審核(現(xiàn)場審核)
認證機構(gòu)對組織的所有過程、部門、場所、班次和支持場所進行現(xiàn)場審核,對發(fā)現(xiàn)的證據(jù)進行判定,開出不符合項報告。
改進
企業(yè)對認證機構(gòu)開出的不符合項按其規(guī)定時間回復糾正預防措施以及改善證據(jù)。
簽發(fā)證書
認證機構(gòu)對企業(yè)提交的不符合項糾正預防措施報告進行確認,適當時,會到現(xiàn)場進行確認,符合要求后擬定簽發(fā)體系認證證書。
后續(xù)的監(jiān)督審核
通常,認證機構(gòu)會在接下來的第一年、第二年進行監(jiān)督審核,確認體系的維持狀況,每三年一個循環(huán),重新簽發(fā)體系證書。